3月23日(水)「メールの活用」
顧客との交渉や契約の窓口の担当者となったFさんの元に、就任早々から大きな仕事が舞い込んできました。
緊張しつつも、的確な対応を心がけながら取引を進めていましたが、本来、上司と共有すべき内容をカーボンコピー(電子メールのCC欄)で共有せずに送信したことから、上司立ち会いで行なわれる契約日の調整に支障がでました。
後で相談し、日程を調整しようと考えていましたが、時々刻々と状況が変わり、上司と先方との日程が合わず、大切な取引を逃してしまったのです。
この失敗を基に、情報共有の重要性を再認識したFさんは、共有すべき内容は関係者全員にカーボンコピーで送信するようにしました。また、返信も同様に、全員に返信することを徹底しました。
内容次第では、共有を必要とせず迷惑となる場合もあります。その時には、本人に確認してから共有することにしました。
改めてメールの基本を学び直し、良い仕事ができるようにしたいものです。
一般社団法人倫理研究所 職場の教養3月23日(水)「メールの活用」です。
<今日の心がけ>
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